1º Questionamento
Pergunta: Toda entidade está obrigada a registrar o Livro Diário?
Resposta: O registro do livro Diário está regulamentado pela Interpretação ITG 2000 – Escrituração Contábil, editada pelo CFC; pela IN n.º 11/2013 do DREI - Departamento de Registro Empresarial e Integração; e pelo Decreto nº 8.683/2016. Veja também a IN RFB 1.774/2017.
O Decreto n.º 8.683 permite que a autenticação de livros contábeis das empresas seja feita por meio do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) de que trata o Decreto n.º 6.022/2007, mediante a apresentação da escrituração contábil digital. Portanto, nesse caso, não há necessidade de autenticação em Junta Comercial.
De acordo com o item 10, alínea (b), da ITG 2000 e o item 11 do CTG 2001, os livros contábeis obrigatórios, entre eles o Livro Diário e o Livro Razão, quando exigível por legislação específica, devem ser autenticados no registro público ou entidade competente.
De acordo com o item 17 da ITG 2000, quando a entidade adotar a escrituração digital, não há necessidade da impressão e encadernação dos livros contábeis.
De acordo com o item 13 da ITG 2000, as demonstrações contábeis, que inclui o Balanço Patrimonial e a Demonstração do Resultado, devem ser transcritas no Livro Diário e assinadas pelo profissional da contabilidade.
2º Questionamento
Pergunta: A entidade que está ou esteve inativa deve elaborar o Livro Diário?
Reposta: A NBC TG ESTRUTURA CONCEITUAL, aprovada pela Resolução CFC nº 1.374/2011, estabelece em seu item 4.1: As demonstrações contábeis normalmente são elaboradas tendo como premissa que a entidade está em atividade (going concern assumption) e irá manter-se em operação por um futuro previsível. Desse modo, parte-se do pressuposto de que a entidade não tem a intenção, nem tampouco a necessidade, de entrar em processo de liquidação ou de reduzir materialmente a escala de suas operações. Por outro lado, se essa intenção ou necessidade existir, as demonstrações contábeis podem ter que ser elaboradas em bases diferentes e, nesse caso, a base de elaboração utilizada deve ser divulgada.
Estabelece ainda o art. 4º, § 2º, da IN n.º 11/2013 do DREI: Art. 4º, § 2º – § 2º O livro conterá, no máximo, um exercício social, podendo, em relação a um mesmo exercício, ser escriturado mais de um livro, observados períodos parciais e numeração sequenciais, constantes dos respectivos Termos de Encerramento, de acordo com a necessidade. Portanto, as demonstrações contábeis devem ser elaboradas independentemente de haver movimentação ou não, devendo ainda o Livro Diário ser registrado no órgão competente.
3º Questionamento
Pergunta: Por quanto tempo devem ser guardados os livros Diário e Razão?
Reposta:As Normas Brasileiras de Contabilidade não prevêem prazo para guarda dos Diário e Razão, porém, o Código Civil Brasileiro (Lei nº 10.406/2002), em seu art. 1.194, prevê que: Art. 1.194. O empresário e a sociedade empresária são obrigados a conservar em boa guarda toda a escrituração, correspondência e mais papéis concernentes à sua atividade, enquanto não ocorrer prescrição ou decadência no tocante aos atos neles consignados.
Lembramos que os livros contábeis são documentos permanentes da entidade e devem ser arquivados eternamente, assim como são arquivados os instrumentos de constituição da entidade e de suas alterações.
4º Questionamento
Pergunta: O Livro Diário pode ser refeito?
Resposta: Conforme disposto nos itens 15 a 21 do CTG 2001, a ECD, após sua autenticação pelo SPED, somente pode ser substituída a escrituração contábil em forma digital que contenha erros que não possam ser corrigidos por meio da retificação de lançamento contábil extemporâneo, conforme previsto nos itens 31 a 36 da ITG 2000 – Escrituração Contábil.
A correção de erros de exercícios anteriores deve ser efetuada de acordo com os itens 41 a 48 da NBC TG 23 – Políticas Contábeis, Mudança de Estimativa e Retificação de Erro, tendo como contrapartida conta Ajustes de Exercícios Anteriores. Por exemplo, lançamento contábil com valor ou conta incorretos, operações não registradas, esquecimento de anexar na escrituração demonstração contábil.
Quanto ao Livro Diário digital, entende-se que ele pode ser substituído quando, por exemplo, ele for transmitido em branco (sem informações), for assinado por pessoa não autorizada, for transmitido com seus valores multiplicados/divididos por algum número. Lembramos que esses casos não implicam em alteração ou correção de lançamentos contábeis feitos ou deixados de fazer.